.png)
"Fijn dat ik mee kan kijken hoe jij dit doet! Ik laat me snel meeslepen door mijn emoties en reageer dan niet altijd handig."
Zojuist heb ik samen met een ondernemer een vrij moeilijk gesprek met een medewerker gevoerd. Ze vroeg mij eerder hoe ze dit moest aanpakken zonder dat ze zelf boos of emotioneel werd. En daarmee niet voor elkaar kreeg met zo'n gesprek wat ze graag wilde bereiken. "Bij jou verloopt zo'n gesprek altijd wel constructief" zei ze, "maar ik weet niet goed hoe ik dat voor elkaar krijg."
Lastig
Ik vond het lastig hoe ik haar kon uitleggen wat ik anders doe dan zij. Een combinatie van talent en jarenlange ervaring met het voeren van 'moeilijke' gesprekken (of gesprekken over moeilijke onderwerpen) helpt natuurlijk.
Omdat ik niet verder kwam met mijn advies dan "zorg voor een goede voorbereiding", "probeer je emoties los te laten" en "bepaal een helder doel voor het gesprek", besloten we dat ze bij een aantal gesprekken met mij mee zou kijken.
Aanpak Voor het voeren van de gesprekken, hebben samen ieder gesprek voorbereid. Die gezamenlijke voorbereiding maakte duidelijk dat het net zo min vanzelfsprekend is wat een "goede" voorbereiding is, als wat een "goed" gesprek is. Nou zal ik me hier niet laten verleiden tot een filosofische discussie over wat "goed" in deze context betekent.
Het uitgangspunt is voor mij altijd dat het gesprek constructief moet zijn, dat in het gesprek zowel de belangen van de medewerker als die van het bedrijf de aandacht krijgen en dat de uitkomst van het gesprek past bij wat ik vooraf voor ogen had. (Een nuancering hierbij is wel op zijn plaats: het gaat in dit stuk over gesprekken met medewerkers, die ik voer vanuit mijn rol als HR Bedrijfsadviseur.)
Na de voorbereiding vond het gesprek plaats. Voorafgaand aan het gesprek hebben we de medewerker uitgenodigd en daarbij verteld waar het gesprek over ging. Zo kreeg ook de medewerker de kans zich voor te bereiden.
Wat?! Eng!
Nou kom ik het regelmatig tegen dat medewerkers voor gesprekken worden uitgenodigd zonder dat ze te horen krijgen waar het over gaat. Daar kan ik kort over zijn: NIET DOEN. Ik begrijp dat dit vaak gebeurt omdat men bang is hoe de medewerker gaat reageren. Want: misschien meld hij of zij zich wel ziek. Of neemt hij een advocaat in de arm. Of wordt het gewoon een erg moeilijk gesprek daardoor.
Behalve dat het weinig gelijkwaardig of respectvol is, levert het gewoon echt niets op!
Ik kan je vertellen: als een medewerker niet weet waar het over gaat, zorg je zelf voor een onnodig lastige start. Want stel je voor wat het met je doet wanneer je een gesprek met je baas krijgt, zonder dat je weet waar het over gaat. Dat roept allerlei onzekerheden en emoties bij je op.
Wat de aanleiding voor het gesprek ook is: wat je zeker niet wilt, is vanuit die manier beginnen. Behalve dat het weinig gelijkwaardig of respectvol is, levert het gewoon echt niets op, behalve onnodige frustratie, angst, onzekerheid en discussie. Tijd en energie die je beter kunt besteden aan een constructief gesprek.
Zorg dat je medewerker vooraf duidelijk heeft waar het gesprek over gaat en wat het doel van het gesprek is. Dan kan hij of zij zich ook gewoon goed voorbereiden. En kom je in het gesprek (en daarna!) samen sneller en beter verder.
Het gesprek
Na de voorbereiding vonden de gesprekken plaats. Met medewerkers werden concrete afspraken gemaakt en die afspraken werden vastgelegd. Ook was duidelijk besproken (en vastgelegd) wat consequenties van bepaald gedrag of handelen zouden zijn.
De vastlegging doe ik overigens vaak heel eenvoudig door op een gespreksnotitieformulier afspraken en consequenties vast te leggen tijdens het gesprek. Geen ellenlang verslag, gewoon de essentie vastleggen. En beiden ondertekenen, waarna ook de medewerker een kopie krijgt.
Tips voor jou
Inmiddels kan ik wel scherp benoemen waarmee je het verschil maakt tijdens gesprekken. En dat begint dus al met een goede voorbereiding. Hieronder vind je mijn tips op een rij:
Handig? Download hieronder de pdf.
En hieronder een voorbeeld van een gespreksnotitieformulier wat je handig kunt gebruiken in de praktijk.
Veel succes!
En wil je nog wat hulp? Neem gerust contact met me op voor tips of advies.
Elise
4 augustus 2021
